Guarda de documentos, até quando?

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Quem nunca olhou para seus arquivos e documentos e ficou se perguntando por quanto tempo teria que guardá-los? Essas e outras perguntas pretendo responder a você, caro leitor, neste guia recheado de dicas.

Guarda por prazo indeterminado:

· Trabalhista

– Ficha ou livro de registro de funcionário;

– Contrato de trabalho.

Dica: Em caso de falência solicitada em juízo, esses documentos ficam sob a guarda do síndico do processo.


Guarda por 30 anos:

· Trabalhista

– FGTS (Fundo de garantia por tempo de serviço);

– GFIP (Guia de recolhimento FGTS e informações da previdência social);

– GRFC (Guia de recolhimento FGTS e contribuição social).

Guarda por 10 anos

· Trabalhista

– Folha de pagamento;

– Sistema eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.

Guarda por 05 anos

· Trabalhista

– GPS (Contribuição previdenciária);

– GRCSU (Contribuição Sindical);

– Recibo de pagamento de salário, férias, 13ª salário e folha de ponto;

– CAGED (Cadastro geral de empregados e desempregados);

– RAIS (Relação anual de informações sociais).

· Tributário

– Guia e memória de cálculo de impostos, taxas e contribuições (IR/CSLL/ IRPJ/COFINS/PIS/Simples nacional/ MEI/IPTU/IPVA);

– Declarações: DIRPF/DCTF/EFC/ECD/EFD-Contribuições/EFD ICMS e IPI /DIRF/DASN- SIMEI/ DEFIS/DECLAN, etc. Guarde os documentos suporte dessas declarações pelo mesmo período;

– Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos contábeis.

· Contas

– Declaração anual de quitação de débitos (água, luz, telefone, tv por assinatura, condomínio, mensalidades escolares e de cursos);

Dica:

1) Para diminuir o volume de documentos, alguns podem ser substituídos por recibos de quitação anual.

2) No caso de reconhecimento de posse ou usucapião, contas, IPTU e outros podem ser utilizados do processo, então é bom guardá-los.


Guarda por 03 anos

· Contas

– Fatura de cartão de crédito;

– Recibo de pagamento de aluguel.

Guarda por 02 anos

· Trabalhista

– Termo de rescisão de contrato de trabalho;

– Pedido de demissão;

– Aviso prévio.

· Contas

– Multa de trânsito

Dica gerais:

1) Utilize arquivos eletrônicos;

2) Alugue espaços para arquivos físicos, caso não tenha espaço em casa.

3) Algumas dessas informações, caso não as possua, podem ser acessadas e resgatadas nos sites do Fisco, lojas, operadoras, bancos e Receita Federal.

 

Espero ter ajudado

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Gisele Lima

Gisele Lima

Contadora e empreendedora contábil
06-02-2021 |

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